Projektide korraldamine ja juhtimine

Iseseisva projekti edukas elluviimine võib olla keeruline. Teatud lõksude teadvustamine ja mõne põhiprintsiibi järgimine võib projekti edu oluliselt muuta. „Projektide korraldamine/juhtimine” on mõeldud põhijuhendina, mida saate kasutada projekti arengu igas etapis nurgakivina.

Natuke nagu reisi planeerides, pead otsustama, kuhu sa lähed, kuidas sa sinna jõuad ja mida sul teel vaja läheb, et muuta sinu reis mugavaks, rahuldust pakkuvaks, edukaks ja turvaliseks. Kasutades seda analoogiat, mõtleme…

Visioon – Kuhu sa lähed?
Parim viis alustamiseks on selge ettekujutus sellest, kuhu soovite oma projektiga jõuda. See ei välista, et teekonnal toimuvad muutused, kuna need kahtlemata juhtuvad, kuid see tagab teile visiooni või projekti taga oleva liikumapaneva jõu. Visioon on vajalik lipulaevana, mille all teie ja tulevikus ka teised teie idee edasiliikumisel tegutsete. Visioon annab ühtekuuluvustunde ja ühtse eesmärgi. See peaks olema ambitsioonikas, ambitsioonikas ja motiveeriv. See peaks tekitama toimumiskohtades soovi kaasa lüüa, meelitama sponsoreid, innustama sidusrühmi, ühendama partnereid ja motiveerima meeskonda ühise eesmärgi saavutamiseks. Teie visioon peaks olema konkreetne, motiveeriv ja saavutatav.

Teie visiooniavalduse märksõnad võivad olla – põnev, edendav, ulatuslik, progressiivne, tutvustav….

Oma visiooniavalduse põhjal saate sõnastada eesmärke või sihte, mis suunavad teid visiooni saavutamisele. Need saavad sihtmärkideks, mille poole püüelda ja mis peaksid otse teie visiooniavaldusest tulenema. Kui teie visioon on „olla kõige põnevam xxxx, mis esitleb Iirimaa esietendust xxxx“, siis kuidas te seda teete? Teie eesmärgid või sihtmärgid ütlevad teile, kuidas ja suunavad teid visiooni saavutamise teele. Näiteks „sihtida xxxx elanikkonna segmenti, leida xxxx artiste või koondada xxxx kogukonda kogemusest osa saama“. Eesmärgid ja sihtmärgid algavad aktiivsete tegusõnadega ja näitavad kavatsust midagi teha. Teil võib olla nii palju eesmärke või sihte, kui soovite, kuid umbes viis oleks piisav arv, mille poole püüelda.

Ülesanne: Kas saaksid kirja panna ühe/kaks lauset, mis kirjeldavad sinu püüdlusi seoses projektiga? Sellest saab sinu visioon. Kas saaksid sellest lähtuvalt järeldada, kuidas sa selle visiooni saavutad? Kirjuta 3-5 saavutatavat lauset, mis kõik algavad aktiivse tegusõnaga selle kohta, kuidas sa selle saavutad. Need on sinu eesmärgid ja sihtmärgid ning sa peaksid kogu planeerimisprotsessi vältel pidevalt viitama nii oma visioonile kui ka sihtidele, et näha, kas püsid teel, mille sa algselt endale ette nägid.

Muutuste juhtimine
Teie projekt muutub elluviimise käigus ja see on ootuspärane, seega ärge muretsege, kui see, mida ette kujutasite, kujuneb veidi teistsuguseks kui ette kujutasite. Teie projekti üldise infrastruktuuri elemendid võivad tegelikult kaasa tuua muudatusi või täiendusi projektis endas. Nendeks elementideks võivad olla teie sponsorid, toimumiskohad, tellijad, ressursid jne. Kui välised tegurid on kaasatud, mõjutavad need ürituste tulemust ning neid tuleks oodata ja projekti põhiosasse integreerida.

Kaks projekti pole kunagi täpselt samasugused ja see on nii, sest iga loomingulise ettevõtmisega seotud olukordi ja tegureid ei saa kunagi täpselt samamoodi korrata. Siiski ei tohiks lubada kellelgi või millelgi, kes teie projekti olemust põhjalikult kõigutab ja teie esialgsest ambitsioonist kaugemale muudab, seda teha – välja arvatud juhul, kui tunnete, et see on paremuse poole ja neil on selleks teie kaastundlik nõusolek. Selle jõudude ühendamise ja ressursside tagamise juhtimine võib olla väga keeruline periood ning see on teie projekti aluse loomisel ülioluline. Peaksite selle uue ettevõtmise ees ettevaatlikult tegutsema, uurima, võimalikult laialdaselt konsulteerima ja tundma hirmu. Tolstoi ütles kord: "Mida suurem on risk, seda suurem on tasu", seega olge valmis riske võtma, kuid veenduge, et need on kalkuleeritud, uuritud ja toetatud (rahaliselt või muul viisil).

Seega, kuigi on oluline olla ambitsioonikas, on sama oluline olla realistlik – seadke kõrgeid eesmärke, kuid veenduge, et teie ambitsioonid vastaksid realistlikult saavutatavale. Teie eesmärgid hoiavad teid õigel teel.

Planeerimine – kuidas sa sinna jõuad?See toob meid kaaluma, mis on realistlikult võimalik. Kuidas seda kindlaks teha? Mõelge, mis on tegelikult saavutatav ja millele teil on juurdepääs ning mida saate seadustega reguleerida. Teisisõnu, kui palju rahalist, füüsilist või inimressurssi (ressursse) vajate oma idee elluviimiseks? Kui lihtne on neid hankida? Kuidas te nendeni jõuate? Millise aja jooksul tuleb neid kasutada? Kõik need asjad mõjutavad oluliselt teie projekti kulgu ja just siin peate endalt pidevalt küsima: mida ma teen, miks ma seda teen? Kui suudate neile küsimustele hõlpsalt vastata, on teil lihtsam oma kontseptsiooni edastada ja inimestel on lihtsam teie kontseptsioonist aru saada ning teie ideed toetada. Näiteks kui üks teie eesmärkidest on kaasata kohalikku kogukonda kunstilisse elamusse, mida te selleks vajate? Kui palju raha vajate? Milliseid tarnijaid või meeskonda vajate enda ümber? Millist administratsiooni, turundust? See on teie ressursside, eelarve, sidusrühmade, turunduse ja tegevuskava läbimõtlemise algus. Mõned planeerimise aspektid on:

Inimesed - Inimesed teevad ideid teoks. Nad on projektide loojad, arendajad ja elluviijad ning ka projekti kaasatud isikud. Projekt või üritus ilma inimesteta oleks üksildane tegevus ja isiklik ettevõtmine. Seetõttu peate kaaluma, keda oma projekti elluviimiseks vajate, samuti arvestama, kellele teie projekt on mõeldud, st teie sihtrühmale.

KOMMUNIKATSIOON - See on teie turunduskampaania algus. Vähemalt selles mõttes, et hakkate oma ideest ja selle elluviimiseks vajalikest oskustest ümbritsevaid teavitama. Peate suutma suhelda nii kirjalikult, suuliselt kui ka elektrooniliselt ning kui olete suutnud oma kontseptsiooni maksimaalselt kahe lausega kokku võtta, saate kiiresti asja tuumani jõuda ja seejärel vajadusel sellele edasi ehitada.

• Peate kaaluma, kellega teil on vaja suhelda (nn sidusrühmad).
• Kuidas sa nendega suhtled – kas sul on mobiiltelefoni vaja?
• Kas teil on lauatelefon automaatvastajaga, kas vajate e-posti aadressi või veebisaiti?
• Kas vajate kedagi teist selle rolli täitmiseks?

Huvirühmad – on igaüks, kellel on teie projekti vastu nõue või „huvi“ (mitte mööduvas, pigem „kaasatuse“ mõttes). Nad on teie publik, aga ka teie rahastajad, teie „toetajad“ – näiteks toetav loominguline meeskond või üksikisikud –, teie toimumiskoha või saidi haldaja, teie tehniline meeskond või tarnijad, potentsiaalne ajakirjandus jne. Mõelge, mida peate neile ütlema ja kas teil on vaja luua süsteem nendega suhtlemiseks – see võib olla nii lihtne kui kaks korda kuus toimuvad kohtumised, telefonikõne igal esmaspäeva hommikul või endale kirjaplangi ja e-posti aadressi koostamine. Kui saate raha rahastajalt või sponsorilt, peaksite kaaluma ka järgmist:

• Kas ja mil määral peate neid oma tegevustega kursis hoidma?
• Millised on nende ootused?
• Mõtle, mida nad sinu projektis osalemisest loodavad saada. Mida nad oma rahaga "saavad"? Nad ei tee sulle teene, vaid sõlmivad kaubavahetuslepingu. Kirjuta neile ja ütle, mida oled valmis neile raha eest pakkuma. Vaata, kas see on vastuvõetav või tuleb selle üle läbi rääkida.
• Millises vormis see suhtlus toimub – kas see peaks olema ametlik või mitteametlik? Kas kohtumistel peaks olema kindel ajakava? Või sõbralik vestlus kohvitassi taga?
• Hakka pidama paberjälge (ära unusta e-kirju välja printida), et saaksid hiljem hõlpsalt vaadata, milles ja millal täpselt kokku lepiti.

See projekt (ja teie järgmine – jälgige tulevikku) võivad elada või surra sidusrühmadega suhtlemise pealt ning peate saama osavaks inimeste ja teabe haldamisel. Teil võib olla vaja suhelda oma sidusrühmadega ka enne ja pärast projekti. Suhe ei teki lihtsalt "õhtul", vaid kogu planeerimise, tegevuse ja projektijärgse kogemuse vältel.

Ülesanne: Kes on teie sidusrühmad? Koostage nimekiri kõigist projektis osalevatest isikutest ja proovige kindlaks teha, mida nad projektist "võidavad", aga ka seda, mida nad on valmis "panustama". Kas on keegi konkreetne isik, kellel on teie projekti üle suur võim? Kuidas te nendega suhtlete? Millist teavet peate neile andma? Kui palju kontrolli nad soovivad/olete te valmis andma?

Vahendid
Ressursse nimetatakse sageli füüsilisteks, rahalisteks ja inimressurssideks. Oma kontseptsiooni või idee käivitamiseks ja elluviimiseks peate kindlaks määrama ja tagama projekti elluviimiseks vajalikud ressursid. Teisisõnu, kui mõtlete inimressurssidest kui inimestest, mida vajate, füüsilistest ressurssidest kui seadmetest, mida vajate, ja rahalistest ressurssidest kui rahast, mida vajate. Kui palju te neid kõiki vajate?

Inimressursid – proovige ette kujutada kõiki inimesi, keda selle projekti elluviimiseks vajate. Võimalik, et sellega kaasnevad kulud, hakake seda uurima. Samuti võib olla nõue, et teie idee, eelarved või sponsorid kinnitaks konkreetne komisjon või üksikisik. Püüdke välja selgitada, kes on otsustaja ja kuidas nad kavatsevad oma otsuseid langetada. Kui teil on tähtajad, millest tuleb kinni pidada, ja nende tähtaegade jaoks on vaja nende heakskiitu, edastage neile kindlasti oma vajadused. Tõhus projektijuhtimine seisneb sageli teabe jagamises ja haldamises kõige tõhusamal viisil. Olge ettevaatlik teabe puudumise ja arusaamatuste suhtes, kuna need võivad projekti drastiliselt kahjustada ja muuta tulemust viisil, millega te rahule ei jää.

füüsiline – füüsilised ressursid võivad olla töö tegemiseks vajalik tehniline varustus või toimumiskoht ja kõik seal olev – istekohad, piletite, kataloogide või pressiteadete vastuvõtuala või lihtsalt paljad seinad ja küttega katus. Mõelge, milline asukoht teile kõige paremini sobiks. Koostage nimekiri võimalikest vajadustest, nii füüsilistest kui ka eeldatavast finantstulemusest, ning leidke toimumiskoht, mis neile vajadustele kõige paremini vastab. Öelda, et vajate „toimumiskohta“, tähendab vihjata, et selles kohas on vaja mitmeid asju, näiteks valgustust, kütet, telefoniliine ja kindlustust. Seda nimetatakse ressursihierarhiaks ja olge ettevaatlik, kui ütlete, et vajate ruumi X jaoks või kohta Y paigutamiseks, et see, mis teil selles ruumis mõttes meeles on, oleks selle ruumi osana garanteeritud. Ärge võtke midagi enesestmõistetavaks! Vastasel juhul võite lõpuks kaasa tuua palju lisakulusid seadmete rentimiseks, kindlustuseks, transpordiks jne. Kohtuge toimumiskoha omaniku/haldajaga näost näkku ja kaaluge kõiki võimalusi ja nõudeid mõlema poole seisukohast. Kui soovite materjali sarikatele riputada, kas see peab olema tulekindel? Kui soovite avamisele kutsuda 100 inimest, kuidas te neid mahutate? Kui soovite projitseerida konkreetsele seinale, siis kui palju valgusreostust peate seadusandlusega piirama? Mõelge küsimustele ja kaaluge kõiki võimalusi. See on teie riskijuhtimisplaani ja visiooni elluviimise operatiivse protsessi algus.

Finants- – Rahalised vahendid on tavaliselt need, mille pärast inimesed kõige rohkem muretsevad ja millele nad kõige rohkem keskenduvad. See on tingitud nende ressursside nappusest loominguliste projektide jaoks meie riigis. Just siin peate võib-olla olema kõige loomingulisem ja mõtlema kõrvalepõigemalt, kust saate rahastamisele ligi pääseda. Rahalist tuge on mitmel kujul ja vormis. See võib olla organisatsioonide või ettevõtete toetuste, erasektori toetuse, mitterahalise toetuse või mõne muu seotud äritegevuse kaudu, mis toob rahavoogu. Olge ettevaatlik ja ärge muutke oma idee kuju, et see vastaks rahastamiskriteeriumidele. Alati on võimalik raha või tuge saada, kui idee on piisavalt hea ja õiges kohas õigel ajal.

Ülesanne: Kui palju rahalisi, füüsilisi või inimressursse vajate oma idee elluviimiseks? Kui lihtne on neid hankida? Millise aja jooksul? Hinnake, kui palju need maksma lähevad. Kas saate kõik need eraldi eraldada ja koostada oma projekti jaoks kirjaliku plaani? Olge realistlik. Veenduge, et teile kättesaadavad ressursid saavutavad teie seatud eesmärgid.

Eelarve koostamineKirjuta üles kõik, mida sa ette kujutad vajavat – inimesed, esemed, materjalid, seadmed, veebilehe arendus, kutsed, ajakirjandus, kullerid, rongid, majutus, sinu aeg, teiste inimeste aeg, postikulud – ja püüa kulusid võimalikult täpselt hinnata. Pole hullu, kui numbrid selles etapis täpsed pole. Seejärel kirjuta üles kõik sissetuleku teenimise võimalused. Need võivad olla väga lihtsad, näiteks kohalike ettevõtete sponsorlus või suuremad avalikud toetused, näiteks kunstinõukogu või kohaliku kunstibüroo. Mõtle, kas saad oma projekti lisada tuluaspekti – kataloogid või jaotusmaterjalid, parkimine või piiratud tiraažiga teosed. Mingil moel on sul vaja kahte numbrit (tulu ja kulu).) tasakaalustama.

Eelarve koostamine (ja just seda te praegu teete) algab vajaduse põhiidee kujundamisest. Sellest edasi saate helistada, küsimusi esitada ja hakata oma eelarveid teadlikul viisil koostama. Teil tekib eelarvete arhiiv, seega nummerdage või dateerige need, et saaksite oma viimase eelarve üle arvet pidada. Pole oluline, et teie arvud pidevalt muutuvad, see on normaalne ja see jätkub kuni projekti lõpuni. Looge kõigist eelarvetest arhiiv.

Mõned asjad, mida meeles pidada:

• Mõelge rahavoogudele – kas olete raha saanud õigel ajal, et seda kulutada, ja siis, kui teil seda vaja on?
• Pidage kasumiaruannet – arvestust raha laekumise ja väljamineku üle vastavalt kuupäevadele.
• Eralda oma raha projekti rahast kas eraldi pangakonto või lihtsalt paberil.
• Hoidke iga asja kohta kviitungid alles
• Küsi kindlasti, kas käibemaks on hinna sees (ja kui suur see on %).
• Olge ettevaatlik, kui projekti valmimine võtab oodatust kauem aega, kuna see võib kaasa tuua hinnatõusu.
• Lisa kindlasti ka ettenägematu ressurss – oma rahaline puhver juhuks, kui midagi läheb valesti või kui seda ei peetud algselt vajalikuks. Ettenägematud kulud võivad ulatuda 5–15% ja need tuleks arvutada vahesumma põhjal.
• Arvesta oma aja kulud ise; lisa see oma eelarve kulude ossa. Saad selle lihtsalt üksikasjalikult kirjeldada kui „kunstniku tasu“ või „tootmiskulu“. Seejärel, kui sa otsustad projekti eest tasu mitte saada, saad selle isikliku toetuse kanda oma eelarve tulude ossa. Seega koos kunstinõukogu toetuse, sponsorluse või patrooniks olemisega võid kirjutada „kunstniku tasu“ või „tootmistoetus“. Veendu, et kirjutad täpselt sama summa, näidates, et projektiga kaasnes kulu, mis muutus mitterahaliseks toetuseks, mille sa isiklikult annetasid.

NB! Arvesta oma eelarves alati ka mitterahalise toetusega. Ära ignoreeri seda. Isegi kui raha omanikku ei vaheta, loetakse seda siiski sponsorluse vormiks.

Nüüd olete oma projektile veidi defineerinud. Teil on ettekujutus, milline see tundub, võiks maitseda ja milline see loodetavasti välja näeb. Selle tegeliku teostamiseni on teil veel pikk tee minna, kuid olete hästi informeeritud, hästi ette valmistatud ja valmis käsilolevat ülesannet täitma. On veel paar asja, mida peaksite võib-olla kaaluma…

Turundus
Siiani olete oma kontseptsiooni algatanud, idee välja töötanud ja eelarve piiritlenud ning nüüd olete selle elluviimisega alustamas. Mõelge, kas teil on kõik süsteemid ja ressursid paigas viisil, millega olete rahul? Kas olete oma projekti senise teekonna jooksul veendunud, et teil on projekti elluviimiseks õige segu? Kõigil edukatel projektidel on midagi ainulaadset. Turunduse mõttes peetakse seda teie USP-ks – teie ainulaadseks müügiargumendiks. Milline teie projekti element on USP?

Turundusele keskendumine ei tähenda kunstilise terviklikkuse kaotamist; see on lihtsalt viis suhelda nendega, kellele teie projekt on suunatud. Kunstiprojekti turundus ja reklaam nõuab sageli maksimaalset mõju minimaalse eelarvega. Seetõttu tuleb kasutada palju loovat mõtlemist. Projekti tõhusaks turundamiseks väikese või olematu reklaamieelarvega peate oma toote müümiseks kasutama oma eneseusku ja seetõttu mõtlema kõrvalepõiget kõigile turundusvõimalustele.

Turundamiseks pead olema oma kontseptsiooni suhtes kirglik. Sa pead oma publiku uskuma, et sina usud, ja sa pead säilitama selle esialgse sädeme ning oma projekti igal võimalusel „müüma“ või „reklaamima“. Sa pead olema uuendusmeelne ja keskendunud ning mõistma, miks sa seda teed ja keda sa püüad jõuda. Sa ei taha proovida kõiki ligi meelitada, vaid peaksid keskenduma sellele, kelleni sul on vaja jõuda – keskendu kindlale grupile, vanusevahemikule või inimtüübile – proovi määratleda, kes see inimene on. Samuti:

• Kas sihite ajakirjandust nii, et see teie sihtrühmani jõuaks?
• Kas lähete otse oma publiku juurde või turundate kriitikutele, mitte avalikkusele?
• Kas kriitiline tunnustus ja kajastus on olulisemad kui istmetel istuvad koledad?
• Kuhu te väikese eelarvega oma energia suunate, et saavutada maksimaalne efekt?

Kultuuritoote (kogemuse) turundamine puudutab teie kunstnikuna eksisteerimise põhjuseid ja väärtusi, mida te oma loomingulisele ettevõtmisele omistate. Lõppkokkuvõttes peate kaaluma selle vahendamist ja mis tahes käegakatsutavat kogemust (kataloog, flaier, voldik, piletitšekk, CD), mida saate pakkuda kaasavõtjale või publiku liikmetele.

Turundusstrateegia väljatöötamine - Projekti „kontseptsiooni määratlus/visioon” on sageli turustatava sisu ja selles mõttes saab kunstiprojekti turundamisest vahend selle kohta, mida te teete, miks te seda teete ja kelle jaoks te seda teete. Seega võtke oma visioon ja täiendage seda potentsiaalsete eeliste loeteluga, mida see projekt teie potentsiaalsele publikule tuua võib. Olgu see siis sotsiaalsed tegevused, üksikute kunstnike reklaamimine, valitud meediumi reklaamimine, ühiskondlike probleemide teadlikkuse tõstmine või üksikisiku väärtuslike kogemuste või ideede jagamine? Sõnastage need eelised lausetesse ja lisage järgmine teave. Nüüd peaksite suutma öelda:

Woh sa oled
Wmüts, mida sa teed
Wkui sa seda teed
Wsiin sa teed seda
Wmiks sa teed seda

See moodustab teie pressiteate aluse ja seda tuntakse kui viit W-d. Kõik pressiteated peaksid selle teabe sisaldama dokumendi alguses. Vältige pressiteates alati žargooni ja ülivõrdeid ning püüdke see võimalikult huvitavalt kõlada. Keegi ei taha lugeda faktide loetelu ja ajakirjandus tänab teid töö lihtsustamise eest. Ärge unustage lisada kõiki oma peamisi sponsoreid ja kontaktnime või aadressi lisateabe saamiseks..

Teabe levitamine – Kuidas kavatsete seda teavet levitada? Kas e-posti, voldikute, jaotusmaterjalide, pressiteadete või mõne muu vormi kaudu? Olenemata valitud teabe levitamise meediumist on äärmiselt oluline, et teie sõnumid oleksid selged ja järjepidevad. Nii luuakse teadlikkus ja luuakse profiil. Ühekordsete projektide puhul võib olla eriti keeruline saavutada turul kohalolekut või luua publiku teadlikkust, seega võib lahendus olla siduda end mõne väljakujunenud sündmuse, tegevuse, organisatsiooni või isikuga, kelle külge saate oma selge ja järjepideva sõnumi siduda.

Olge selge ja kokkuvõtlik – harjutage oma projekti suulist kirjeldust koos mõne kolleegiga ja paluge tal omakorda edastada teile oma arusaam projektist. Kas teil on vaja edastatavaid sõnumeid täpsustada?

Eelkõige ole loominguline ja kaasav kõigis oma suhetes kõigiga, kes sinu projektist huvitatud on. Mõtle läbi, mida nad tahavad ja kuidas sa seda neile edastad – eriti seoses ajakirjandusega – ning võta ühendust kõigiga, kes on huvi üles näidanud ja soovivad lisateavet.

Ülesanne: Mõtle, keda sa soovid kõnetada ja mida sa öelda tahad. Kas saaksid laiendada alguses välja toodud kontseptsiooni ja teavet, mida oled nüüd kogunud selle kohta, kus su projekt asub, millal see toimub, kus ja miks? Kuidas sa seda teavet levitad ja kes sellest teadma peab? Koosta kontrollnimekiri, kelle jaoks su projekt on loodud., See võib olla kunstnikud, huviline avalikkus, kunstijuhid, kunstiametnikud, õpilased, lapsed, kohalik kogukond jne. Need on inimesed, keda soovite sihtida. Kuidas te nendeni jõuate? Kui palju see maksma läheb?

Risk – ohutu teekond?
Teadlikkuse loomine riskide kohta on võtmetähtsusega. Ärge kunagi alahinnake seda, mis võib valesti minna. Kui te ei planeeri probleeme ette, siis nende ilmnemisel olete ettevalmistamata. Peate suutma probleeme ette näha ja võtma meetmeid probleemi vältimiseks. Seda nimetatakse riskijuhtimiseks. Võimalike probleemidega arvestamine on pool võitu probleemi lahendamisel. Kui olete probleeme enne nende tekkimist kaalunud, on teil ettekujutus, kuidas neid leevendada või nende vastu seadusi luua.

Riskijuhtimine – Kõikides projektides on ebakindlust ja riskijuhtimine on protsess, mille abil seda ebakindlust hallatakse. Kui projekti alguses teete esialgse riskihindamise, on teil võimalike riskide eelteadmised. Peaksite omaks võtma mõtteviisi, et kui miski saab valesti minna, siis see ka läheb. Mõelge võimalikult horisontaalselt.

Hinnake võimalikke riske – koostage nimekiri kõigist võimalikest riskidest ja tasakaalustage need võimalike tegevustega. Peate kaaluma, kui tõsist ohtu need projektile kujutavad ja mida saab teha, et minimeerida nende mõju teie projekti edule. Koostage tegevuskava (või varuplaan) riskide ohjeldamiseks. Lahendage viivitamatult kõik riskidest tulenevad probleemid. Põhjaliku riskianalüüsi läbiviimine tähendaks kõige läbimõtlemist, mis võiks valesti minna ja projekti edenemist takistada. Kaasake kõik vaatenurgad – sponsorid, sidusrühmad, publik, kunstnikud, kunstiteose loomine ise. Testige iga riski paikapidavust, küsides: milline on mõju kuludele; kas see mõjutab ajakava; kas see mõjutab projekti kvaliteeti ja eesmärke?

Kui tuvastatud risk kujutab endast teie projektile reaalset ja tõsist ohtu, astuge projekti elutsükli algstaadiumis samme selle riski maandamiseks. Näiteks kui valukoda soovib töö tegemiseks 30% ettemaksu (ja te ei oodanud seda), kaaluge oma rahavoogu ning seda, millal ja kuidas te rahale ligi pääsete. Tehke kindlaks, milliseid neist saab vajalikul kuupäeval välja võtta või kasutada (probleemi lahendamiseks rahaliste vahendite rakendamine). Või kas saaksite valukojaga läbi rääkida väiksema ettemaksu või tähtaja edasilükkamise (kuupäeva nihutamine selle võrra, millal nad raha vajavad) osas? Teine näide võib olla see, et avaliku kunsti komitee küsib pidevalt teie kokkulepitud ettepaneku muutmist. See võtab teilt palju aega, energiat ja pühendumist, et nende kommentaaridega kursis olla. Mida te teete?

• Määrake komisjonis üks kontaktpunkt, kes annab teile tegelikku teavet selle kohta, mida komisjon püüab saavutada.
• Kasutage kõigis oma vestlustes (nii suulistes kui ka kirjalikes) selget ja täpset keelt.
• Segaduste vältimiseks pidage kõigist vestlustest kirja – dateerige kõik vestlused. See on väärtuslik ja lihtne teabe hankimise meetod, mis annab teile probleemi tekkimisel kindlama positsiooni.
• Tehke kindlaks, kes on komisjonis otsustaja.
• Määrake tähtaeg, mille möödudes te enam muudatusi teha ei saa.
• Määrake muutuse protsent või tase, milleni olete valmis minema ja mitte ületama, kuna teie idee hakkab kompromisse tegema.

Iga projekti riskide loetelu on väärtusliku õppematerjali allikas tulevaste projektide jaoks – seda nimetatakse teadmiste ülekandeks. Käimasolevad projektid saavad anda teavet tulevaste projektide jaoks ja moodustada aluse käesoleva projekti riskijuhtimise teabele. Seega, isegi kui riske ei esine, olete loonud endas ja teistes projektis osalejates teadlikkuse sellest, mis võib valesti minna, ja saate neid teadmisi järgmisesse projekti rakendada.

ÜlesanneProovige tuvastada viis võimalikku reaalset riski oma projektiideele – kõik, mis võiks teie kontseptsiooni tõsiselt õõnestada. Mida peaksite tegema või kellega peaksite rääkima, et nende riskide ohtu vähendada? Kas peate looma suurema finantsreservi (rohkem raha), tähtaegadest kinni pidama, kas peate saama rohkem mitterahalist tuge (nt laenuks olev varuvarustus) või peate kinnitama toimumiskoha turundusstrateegiat, et tagada piletite publiku ost?

Tervise- ja ohutusalased avaldused – tulenevad riskihindamisest. Need moodustavad üha enam osa igast tegevusest (kultuurilisest või muust), mis hõlmab avalikkusega suhtlemist mis tahes kujul. Teil peab olema võimalik see kirjutada või vähemalt sellesse panustada, seega kui olete oma riskijuhtimisstrateegia läbi mõelnud, olete heas seisus töötervishoiu ja tööohutuse avalduse loomise suunas. Vt teksti Tervis ja ohutus riskijuhtimise kohta lisateabe saamiseks.

Toimingud – teie projekti lõplik teostusTegelik tegutsemine, sihtkohta jõudmine. Lõpuks olete kohal. „Tegemine“ jääb projekti elutsüklis vaid hetkeks, kui olete õigesti planeerinud, kuna suur osa teie energiast ja ajast on kulutatud projekti detailsele ettevalmistamisele. See ei tähenda aga installatsiooni või ürituse tegelikuks „tegemiseks“ vajaliku energia alahindamist, vaid pigem seda, et see peaks kulgema pingutuseta ja vahejuhtumiteta, kuna olete valmistunud igaks juhuks – kõik teavad, mis toimub, milline on nende roll ja mida oodata. Teisisõnu, teie „tegemine“ peaks olema teie visiooni ja eesmärkide „reaalne“ versioon.

Kasulik tööriist operatsioonide juhtimiseks on nn kõneleht. Seda kasutatakse laialdaselt filmi- ja teletööstuses ning see on nimekiri toimuvast, ajast, asukohast, eeldatavast kohalolekust, nende liikumisviisidest ja kontaktandmetest. Sellel on teatud rakendusala loome- ja kultuuritööstuses ning see võib olla eriti kasulik otse-esinemiste puhul, kuid see sõltub sündmuse või projekti iseloomust ja teie otsustada on, millist teavet peate teie (ja asjaosalised) ürituse päeval käepärast hoidma.

Hetkedel enne projekti elluviimist peaksite tegema kontrolltöö – kas teil on kõik vajalik olemas, kas teie projektimeeskond on olemas, kas kõik teavad, mis toimub, ja kas teil ja asjaosalistel on olemas kõik vajalikud seadmed? Kasulik võib olla pidada projektieelne koosolek ja jagada seda teavet nii suuliselt kui ka kirjalikult. Nii saavad kõik toimuvast ülevaate ja neil on aimdus. Kui te ei tunne, et suudaksite selles harjutuses osaleda, võite seda soovitada projekti kaasatud administraatorile ja küsida, kas tema arvates oleks see kasulik. Lisaks veenduge, et olete oma projekti kohta korraldanud ametliku ja/või mitteametliku dokumentatsiooni – see on väärtuslik teave edaspidiseks kasutamiseks.

Ülesanne: Kontrollige oma plaani kõiki aspekte ikka ja jälle üle. Kas teil on kõik vajalik olemas ja teete kõik vajaliku, et oma esialgne visioon teoks teha? Kui midagi puudub, peate kiiresti tegutsema.

Hindamine – rahuldust pakkuv ja edukas teekond?
Lõpuks ometi võite jälle rahulikult hingata, projekt on oma elutsükli lõpetanud ja teekond läbi, aga see on suur, aga... natuke on veel teha...

Projektijärgses administreerimise ja hindamise etapis peate kõik lahtised otsad siduma ja viimased lihvid tegema. Nende hulka võivad kuuluda raamatupidamise tasakaalustamine, lõppmaksete tegemine, raha panka kandmine, tasumata arvete vormistamine ja tänukirjade saatmine igale projektis osalenud isikule, kes selle ellu viis. Sponsorid ja rahastajad ootavad projekti tulemuste kohta aruannet (mõnikord võib see olla ametlik, mõnikord mitteametlik – kontrollige seda eelnevalt, mida teilt oodatakse) ning see aruanne võib sisaldada kõiki pressikonverentsil kogutud tulemusi ja saadud raha. Kas peate oma veebisaiti värskendama projektijärgse kokkuvõtte, piltide ja tänukirjadega? Mõelge, mida teete oma dokumentidega – arhiiv, turunduskampaania järgne materjal, sponsorite aruanded, veebisait?

Pärandi haldamine ja teadmiste edasiandmine – Kõik projektid on ainulaadsed, kaks pole kunagi ühesugused, mis tähendab, et ühe projekti käigus saadud kogemusi saab järgmise projekti puhul arvesse võtta. Seega aitab sidusrühmade suhete haldamine, samuti kogu kirjavahetuse, publikuprofiili, eelarvete, pressisuhete jälgimine, riskijuhtimiskava väljatöötamine, pressikajastus ja dokumentatsioon teil järgmise projektiga edasi liikuda hästi informeeritud dokumendiga, millele saate oma järgmise idee elluviimisel tagasi vaadata.

Kerry McCalli poolt
Kerry MCCall on viimased viis aastat pidanud loenguid kultuuriürituste ja -projektide juhtimisest Dún Laoghaire'i kunsti-, disaini- ja tehnoloogiainstituudi äri- ja humanitaarteaduste osakonnas. Ta juhib ka avaliku kunsti projekte, nõustades viimati Dundrumi kesklinna avaliku kunsti strateegia väljatöötamisel. Enne 5. aastat oli ta Iirimaa Skulptorite Seltsi (nüüd tuntud kui Visual Artists Ireland) direktor ja kuulub endiselt trükitud projektide toimetuskolleegiumisse.