Budgétisation et financement

Cet article intéressera les artistes indépendants. Il vise à fournir des lignes directrices sur la façon de gérer et de contrôler les finances quotidiennes associées à leur travail. Ce qui suit décrit ce qu'une artiste hypothétique, Karen, devrait faire une fois qu'elle a terminé ses études à l'école d'art et a commencé à exposer et à vendre son travail. Karen devrait garder à l'esprit et dans la pratique les finances associées à sa vie personnelle et les finances associées à son entreprise de création et de vente d'art. Dans de nombreux cas, il est facile de déterminer si une dépense est «personnelle» ou «professionnelle». Dans d'autres cas, ce n'est pas simple, en particulier lorsqu'un paiement - par exemple pour l'électricité ou les voyages - peut être en partie professionnel et en partie personnel. Un aspect clé pour identifier et quantifier cette différenciation est d'adopter une approche systématique de la tenue des registres et de la préparation et de l'examen des budgets.

Banques et comptes bancaires
Karen a un compte bancaire depuis plusieurs années. Elle devrait continuer ce compte pour gérer ses finances personnelles. Cependant, elle doit ouvrir un compte distinct pour suivre ses transactions commerciales. Pour éviter toute confusion, ce compte doit avoir un nom légèrement différent. Par exemple, «Karen - Business Account».

Les banques sont des entreprises créées pour gagner de l'argent pour leurs propriétaires / actionnaires. Ils le font en empruntant et en prêtant de l'argent et en fournissant des services financiers associés. Banques emprunter argent (recevoir des dépôts) et payer aux prêteurs (ceux auxquels ils empruntent) des frais (intérêts). Les banques aussi prêter et facturer aux emprunteurs un taux d’intérêt plus élevé. La différence entre les deux taux d'intérêt reflète leur profit.

Les banques se font concurrence, souvent de manière assez agressive, en offrant différents taux d'intérêt et différents types de services: tout comme les supermarchés se font concurrence en variant leurs prix. Comme les magasins, pour survivre, les banques (magasins de billets) ont besoin d'un approvisionnement continu de nouveaux clients. Karen ne devrait jamais se sentir intimidée ou impressionnée par la banque avec laquelle elle traite. Elle devrait le considérer comme n'importe quel autre magasin. Il est dans le meilleur intérêt de la banque d'aider et de faciliter Karen dans toute la mesure du possible. Après tout, elle a besoin de son entreprise. Si elle n'est pas satisfaite du service, elle a la possibilité d'aller ailleurs.

Lors de la création de son compte professionnel, Karen doit informer le personnel de la banque de son travail d'artiste. Elle pourrait leur donner une copie de son certificat de fin d'études, des catalogues d'exposition et d'autres informations sur ce qu'elle fait. Au fil du temps, elle devrait tenir la banque informée de l'évolution de son entreprise. Cela aidera la banque à se forger un profil de Karen. Elle deviendra plus qu'un simple numéro de compte. Ainsi, lorsque Karen aura besoin d'une aide financière - comme un prêt pour développer son entreprise ou un crédit immobilier - la banque sera d'autant plus prête à l'aider et, elle l'espère, lui offrira des conditions préférentielles. Karen a probablement déjà de bonnes relations personnelles avec d'autres prestataires de services dont elle a régulièrement besoin - son médecin, son coiffeur, ses magasins, etc. Pour exactement les mêmes raisons, elle devrait chercher à construire une relation personnelle avec sa banque.

Avoir des comptes bancaires séparés aidera Karen à garder les aspects financiers de sa vie séparés et distincts. Il est essentiel que Karen n'utilise son compte bancaire professionnel que pour les transactions liées entièrement ou principalement à son entreprise. De même, son compte bancaire personnel ne doit être utilisé que pour des transactions qui concernent entièrement ou principalement sa vie personnelle. Certaines transactions financières concerneront les deux parties de sa vie. Peut-être que son atelier est une pièce de sa maison. Lorsqu'elle part en vacances, elle en profite pour visiter des ateliers et des expositions dans d'autres pays. De temps en temps, elle utilise la voiture de son partenaire pour livrer ses œuvres et ramasser du matériel. Il est généralement préférable d'utiliser son compte professionnel pour payer des articles qui concernent les deux aspects de sa vie. Tenir des registres clairs est essentiel pour maintenir la clarté et éviter la confusion.

Dossiers financiers 
Inévitablement, il y aura beaucoup de papier associé aux transactions financières. Le problème pour Karen est soit le volume de papier qui la submerge, soit elle contrôle le papier!

Karen doit conserver tous les documents financiers systématiquement classés, pour les raisons suivantes:

* Pour s'assurer qu'aucune dépense commerciale n'est négligée.
À la fin de chaque année, Karen remettra probablement ses dossiers financiers à un comptable, qui préparera un compte pour montrer comment les choses se passent, financièrement, et pour préparer sa déclaration de revenus. Le comptable visera à maximiser le niveau des dépenses professionnelles de Karen et ainsi à maintenir son bénéfice à des fins fiscales aussi bas que possible. Ce sont les petites dépenses que de nombreuses personnes, en particulier les travailleurs autonomes, ont tendance à négliger.

* Pour réduire au minimum les honoraires du comptable.
Les frais ont tendance à refléter le temps consacré à un travail. Plus Karen conserve systématiquement la documentation, moins la comptable aura besoin de temps pour préparer ses comptes.

* Pour minimiser le temps qu'elle passe sur les comptes à travailler.
Le métier de Karen est de créer de l'art. Elle ne souhaite pas passer plus de temps que nécessaire à gérer ses finances. Un système de classement systématique reflète une gestion efficace du temps et permettra à Karen de se concentrer sur l'essentiel de son activité.

* Une méthode simple de classement des registres de comptes consiste à avoir cinq fichiers à levier.
Ils doivent être étiquetés «Banque», «Carte de crédit», «Paiements», «Reçus» et «Taxe» (Remarque: le terme «reçu» a deux significations: il peut désigner soit un document, soit une somme d'argent. Voir la section intitulée `` Quelques définitions').

L'exposition BANQUE fichier contiendra les relevés bancaires et autres documents de la banque. Karen devrait demander à la banque de lui envoyer un relevé au moins une fois par mois et elle devrait s'assurer qu'elle comprend toutes les informations sur le relevé - il y a un montant surprenant. Si Karen n'est pas sûre de quoi que ce soit, elle devrait demander à la banque de s'expliquer. Ils seront heureux de le faire.

L'exposition PAIEMENTS Le fichier contiendra le papier relatif à tous les paiements (autres que les transactions par carte de crédit) effectués dans le cadre des activités de Karen. Elle doit effectuer le plus de paiements possible par chèque ou par virement électronique de son compte. Inévitablement, certains paiements seront effectués en espèces.

Tout paiement relatif à des biens ou des services achetés dans le cadre de l'activité de Karen en tant qu'artiste, quels que soient le prix, la manière ou le prix, doit être accompagné d'un morceau de papier correspondant.

Il peut s'agir d'une facture remise par le fournisseur avec la marchandise, d'un reçu, d'un bon de caisse d'un magasin ou simplement d'une note griffonnée par Karen, datée et indiquant à quoi sert le paiement. Par exemple, Karen peut aller chercher des articles de papeterie pendant qu'elle est au supermarché local. Elle doit conserver le reçu, mettre en évidence les articles achetés pour un usage professionnel et le placer dans le dossier. Karen ne doit pas oublier d'inclure les tickets de bus, de tramway et de train, les tickets de parcmètre, les reçus de livres et autres publications d'art. Si elle voyage dans la voiture de son partenaire pour affaires, la date et les kilomètres parcourus doivent être notés dans le dossier. Si le paiement est pour un service public domestique tel que l'électricité, le gaz ou le téléphone, Karen doit déposer la facture associée dans le dossier avec toutes les autres, laissant à son comptable le soin de déterminer quelle proportion est liée à l'utilisation professionnelle. Si la documentation concerne un chèque que Karen a écrit, elle doit inscrire le numéro et la date du chèque dans le coin supérieur droit. Les paiements par carte laser sont débités du compte bancaire et doivent donc être documentés de la même manière que les paiements par chèque. Si de l'argent est retiré, pour quelque raison que ce soit, Karen devrait écrire une brève note indiquant à quelle fin l'argent était nécessaire. S'il y a un cash over, il doit être réintroduit et inscrit du côté Reçus du livre d'analyse.

CARTE DE CRÉDIT les déclarations doivent être conservées dans un fichier séparé. Karen doit conserver tous les reçus d'achat par carte de crédit et les agrafer au dos des relevés correspondants.

L'exposition REÇUS Le dossier contiendra le papier relatif à tout l'argent reçu (reçus) dans le cadre des affaires de Karen. La plupart des recettes concerneront probablement des œuvres vendues par Karen. Elle doit remettre une facture de vente à chaque acheteur et en placer une copie dans le fichier des reçus. Lorsque le paiement est reçu, la copie de la facture doit être «annulée» avec la date du reçu. Karen peut donner des conférences ou des conférences occasionnelles. Toute documentation reçue avec les chèques en paiement des frais doit être déposée.

L'exposition TAXE Le fichier doit contenir tout le matériel reçu des Revenue Commissioners / Inspector of Taxes. De plus, si Karen a un revenu PAYE provenant d'un emploi à temps partiel, les P45, les fiches de paie et les P60 doivent être conservés ici.

De temps en temps, Karen aura besoin de conseils financiers sur certains aspects de son entreprise, elle devrait donc engager un comptable. Elle devrait demander des recommandations de personnes appropriées à ses collègues du monde de l'art. Idéalement, son comptable devrait avoir des connaissances et une sympathie pour le secteur des arts. Comme déjà mentionné, à la fin de chaque année, le comptable préparera un compte et produira une déclaration de revenus. Cela doit être fait, même si Karen a été exonérée de l'impôt sur le revenu. Si le retour est tardif, Karen sera passible de sanctions financières.

Analyse des paiements et des reçusRemarque: Ce qui suit est un aperçu d'un système simple d'analyse des encaissements et des paiements, géré manuellement. Ce plan est destiné à indiquer ce qui doit être fait. Il ne couvre pas tous les aspects du processus. Il est fortement conseillé à ceux qui souhaitent mettre en place un système de se renseigner auprès d'un comptable ou d'un technicien comptable.

À mesure que son entreprise se développe, Karen voudra de temps en temps savoir comment les choses se passent financièrement. Elle paie son chemin? Fait-elle un profit ou une perte? Elle a besoin de faire un profit pour subvenir à ses besoins financièrement. Beaucoup de ses amis occuperont des emplois et recevront un chèque de paie régulier. Les indépendants, comme Karen, réalisent des bénéfices. En termes simples, un profit correspond au total des dépenses d'entreprise pour une période donnée moins total des recettes commerciales pour la même période.

À la fin de l'année, le comptable calculera le bénéfice de Karen. cependant, au cours de l'année, Karen peut se faire une idée précise de la situation financière de son entreprise en analysant de manière systématique les paiements et les reçus mentionnés précédemment. Il existe des logiciels de comptabilité simples qui l'aideront à le faire. Au début, cependant, Karen peut trouver plus pratique de le faire à la main. Pour cela, elle aura besoin d'un livre d'analyse des reçus et des paiements. Les reçus (entrée d'argent) sont enregistrés sur la page de gauche, les paiements (sortie d'argent) pour la même période sur la page de droite. Chaque page comporte les colonnes suivantes:

• Date de la transaction: Lorsque l'argent est reçu ou que le paiement est effectué.
• Détails: Noms de ceux de qui l'argent est reçu / à qui les paiements sont effectués
• Références: Une colonne étroite pour un numéro de référence. par exemple numéro de chèque ou référence du relevé bancaire
• Colonne totale: La première colonne de trésorerie est généralement utilisée pour la valeur totale du reçu ou du paiement
• Autres colonnes: Les colonnes de trésorerie restantes sont utilisées pour analyser le montant total sous différentes rubriques appropriées à l'entreprise

Un livre d'analyse bien conçu (également appelé livre de caisse) aura tendance à avoir un plus grand nombre de colonnes à droite (pour analyser les paiements) qu'à gauche (pour les reçus). Karen doit s'assurer que de nombreuses colonnes d'analyse sont fournies pour les paiements. Le livre d'analyse des reçus et des paiements d'un artiste peut contenir les colonnes financières suivantes.

Au bas de chaque page, Karen doit additionner toutes les colonnes et vérifier que le total des colonnes d'argent… 2, 3, 4… est égal au total de la première colonne d'argent 1. Elle doit ensuite reporter tous les totaux vers le haut de la page suivante. Il est probablement préférable pour Karen de continuer à reporter les totaux sur les pages suivantes jusqu'à la fin de son exercice (généralement le 31 décembre). Cela lui permettra de temps en temps de comparer ses reçus et paiements réels avec elle budget pour l'année (voir la section sur les budgets).

Il est important de noter que les transactions enregistrées dans un livre d'analyse tel que celui décrit ci-dessus ne doivent concerner qu'un seul compte bancaire. S'il y a un deuxième compte bancaire, alors un deuxième livre d'analyse doit être utilisé.

Cliquez pour voir ce qu'est une page d'un analyse_book peut ressembler à. Dans cet exemple, il y a deux colonnes de reçus et une colonne de total et quatre colonnes de paiements et une colonne de total. Dans une situation réelle, il peut y avoir quatre colonnes de reçus et peut-être neuf colonnes ou plus pour analyser les paiements.

D'autres options pour analyser les paiements et les reçus sont:

* pour utiliser une feuille de calcul informatique EXCEL
* pour utiliser un logiciel de comptabilité.

Lors de l'utilisation de livres d'analyse manuelle, certaines catégories de paiement peuvent devoir partager la même colonne. L'utilisation de feuilles de calcul et de logiciels de comptes évite cela.

Travailler avec de l'argent
Karen doit viser dans la mesure du possible à effectuer tous les paiements par chèque, laser ou carte de crédit. Il peut être long de devoir gérer les espèces et enregistrer correctement les transactions en espèces. Inévitablement, Karen effectuera occasionnellement de petits achats en espèces avec son argent personnel et non professionnel. Chaque fois qu'elle fait cela, elle doit se rembourser immédiatement avec un chèque de compte professionnel et placer la documentation dans le fichier des paiements.

Si son entreprise consiste à vendre des articles contre de l'argent, elle devra mettre en place des procédures supplémentaires. Celles-ci garantiront que les détails des espèces reçues sont entièrement enregistrés et que l'argent est déposé régulièrement sur son compte professionnel.

Karen ne devrait jamais utiliser les espèces reçues en vendant son travail pour acheter des articles pour son entreprise. Faire cela peut prêter à confusion et déformer ses dossiers financiers. Cela ajoute à la quantité de travail que son comptable doit effectuer à la fin de l'année. Si de l'argent liquide est nécessaire, retirez-le du compte bancaire et non des encaissements.

Quelle que soit la nature de l'entreprise, la règle est `` Toujours déposer les encaissements à la banque brut, c'est-à-dire sans en utiliser aucun pour les achats »

Quelques définitions:

- Facture d'achat: Un document donnant une description détaillée des biens ou services achetés ou vendus et leurs prix. En règle générale, une facture contiendra les noms et adresses du fournisseur et du client, le numéro de taxe ou de TVA du fournisseur, la date de la vente, une description détaillée et le prix des articles vendus et un total. Les factures sont généralement numérotées.

A facture d'achat est un document reçu par un acheteur qui fournit la preuve des biens ou services achetés. Comme indiqué précédemment, les registres comptables de Karen doivent contenir une facture d'achat ou un autre document justifiant chaque paiement / achat par elle.

A facture de vente est un document remis par Karen à une personne qui achète son travail.

La plupart des magasins et des supermarchés donnent de petits bons de caisse générés automatiquement lorsqu'ils vendent des marchandises. Ce sont souvent, en effet, des factures car elles contiennent généralement toutes les données essentielles. Karen devrait les placer dans son fichier de paiements. Si elle estime qu'un bon de caisse n'est pas suffisant dans le cas d'un achat, elle devrait demander un document plus détaillé. Par exemple, les bons de caisse enregistrent rarement le nom de l'acheteur. Il est important que le nom commercial de Karen apparaisse sur autant de factures que possible. Les magasins trouvent parfois gênants les demandes de factures détaillées, mais ils ne peuvent raisonnablement pas refuser.

Dans le langage courant, les factures d'achat sont souvent appelées «factures». Les comptables préfèrent le terme plus précis, facture d'achat.

- Reçu (1): Un document indiquant combien d'argent a été reçu d'une personne désignée et la date à laquelle il a été reçu. Lorsque le paiement est effectué par chèque, un reçu n'est pas nécessaire, car le chèque fait foi du paiement.

- Reçu (2): Ce terme est également utilisé par les comptables pour désigner l'argent reçu dans le cadre des affaires.

- Relevé (de compte): Une liste récapitulative des factures, extraite des registres comptables d'un fournisseur. Habituellement, les relevés ne contiennent que la date et le montant total de chaque facture. Une déclaration ne constitue pas une preuve suffisante d'un achat. Si Karen reçoit un relevé d'un fournisseur mais n'a pas les factures répertoriées, elle doit immédiatement demander des copies.

-Relevé bancaire: Un document émis régulièrement par une banque détaillant les transactions sur un compte chez son client. Les relevés bancaires sont des registres comptables de base très importants et doivent être soigneusement conservés par ordre chronologique.

budgets
Jusqu'à présent, nous avons:

• examiné les comptes bancaires de Karen et expliqué pourquoi elle devrait développer une bonne relation avec sa banque;
• a souligné l'importance d'avoir un système de classement des documents associés à ses finances;
• décrit un système simple pour enregistrer et analyser les recettes (entrées d'argent) et les paiements (sorties d'argent) au cours de l'année;
• examiné les problèmes à prendre en compte lors du travail avec des espèces;
• a souligné la nécessité d'engager un comptable et de faire une déclaration de revenus annuelle à temps.

Nous passons maintenant à la préparation des budgets financiers.

Un budget est un plan financier pour l'avenir. Cela pourrait concerner la semaine prochaine, le mois prochain, les six prochains mois. Karen trouve généralement qu'un budget d'un an à l'avance est approprié.

Comme tout plan, un budget se termine rarement exactement comme initialement espéré. Un budget peut être révisé à tout moment. Certains articles peuvent avoir coûté plus cher que prévu, d'autres moins. Un projet peut ne pas avoir eu lieu; certaines activités imprévues peuvent commencer six mois après le début de l'année en question. Il est essentiel d'avoir un plan financier. Un plan fournit une orientation et une direction et aidera Karen à garder le contrôle des finances et de l'entreprise dans son ensemble. Il garantit que, dans la mesure du possible, aucun événement financier majeur n'est négligé.

Tant que son entreprise ne fonctionnera pas depuis un an, il peut être un peu difficile d'établir un budget réaliste. Cependant, vers la fin de la première année, Karen devrait être en bonne position pour planifier la prochaine.

Lors de la préparation d'un budget, le point de départ est de lister toutes les catégories de paiements et de reçus liés à l'entreprise. Placez ensuite un chiffre annualisé pour chaque catégorie. (Un montant «annualisé» est un chiffre qui se rapporte à une période de douze mois). Karen trouvera que l'analyse des recettes et des paiements pour l'année en cours (voir la section sur l'analyse des recettes et des paiements) sera un guide utile. La plupart des chiffres du budget seront des estimations. Cependant, ils seront basés sur l'expérience personnelle de Karen de son entreprise et de ses propres projets futurs. Karen est la personne la mieux placée pour préparer le budget. Les chiffres du budget doivent être réalistes, c'est-à-dire qu'ils doivent refléter fidèlement les activités prévues. Il n'est ni sage ni insensé d'insérer des chiffres simplement parce qu'ils servent à créer le résultat financier souhaité.

Les lignes d'un budget doivent être identiques à celles du livre Reçus et paiements. Un budget typique pour un artiste peut être le suivant:

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Revenu (reçus)	Dépenses (paiements)*
Œuvre vendue	Matériaux
Frais de commission	Équipement
Frais de cours	Location de studio *
Distinctions	Livres et revues
Autres revenus	Cours de formation suivis
	Voyage d'affaires
	Frais de voiture *
	Lumière et chaleur *
	* Téléphone
	Papeterie
	Dépenses informatiques
	Publicité
	Abonnements aux organisations
	Assurances *
	Honoraires de comptable
	Cotisations de retraite
	Les frais juridiques
Revenu total pour l'année	Dépenses totales de l'année

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* Ces chiffres doivent être une estimation de la proportion commerciale de toutes les dépenses liées également à la vie personnelle de Karen.

(Remarque: à proprement parler, il y a une différence entre les termes «reçus et paiements» et «revenus et dépenses». Le comptable de Karen vous expliquera.)

Pour que l'entreprise soit financièrement solvable, le total des dépenses estimées doit être supérieur au revenu total estimé. En effet, le budget ne concerne que les affaires de Karen, pas sa vie personnelle.

La différence entre les deux montants est, en gros, le profit. Karen doit réaliser un profit pour couvrir ses dépenses personnelles et non professionnelles. Un profit équivaut au salaire que Karen gagnerait si elle occupait un poste. Le profit est également utilisé pour développer l'entreprise: par exemple pour acheter du nouveau matériel, agrandir un studio, monter une exposition individuelle.

L'article sur Coût et tarification de votre travail , également sur ce site Web, fournit des conseils détaillés sur la manière de garantir que Profit arrive au bon niveau.

Une fois que Karen a établi un budget, elle peut l'utiliser comme point de référence au cours de l'année pour confirmer si elle atteint le résultat prévu. Elle le fait en comparant les dépenses réelles à ce jour, comme le montre l'analyse des paiements et des recettes (voir la section correspondante) avec les chiffres du budget. Si les choses ne se passent pas comme prévu, un changement de plan peut être nécessaire. Il est généralement plus facile d'identifier une solution à un problème financier si la difficulté est rencontrée à un stade précoce. Différer des mesures correctives est rarement une bonne idée. Le contrôle financier est la clé du succès et de la rentabilité d'une entreprise.

Cliquez pour voir un exemple au format plan d'un rapport_budget.

Conclusion
En conclusion, nous revenons aux premiers paragraphes de cet article. Karen devrait se considérer dans deux rôles distincts.

• Karen, la individuels, qui a besoin d'argent pour payer sa maison, sa nourriture, ses vêtements, sa famille, ses divertissements, ses vacances, etc. Elle doit gagner de l'argent pour ce faire et a choisi de le faire en gérant sa propre entreprise.
• Karen, la la performance des entreprises, qui a besoin de créer un profit suffisant pour soutenir sa vie personnelle et aussi pour fournir des liquidités pour développer l'entreprise.

Karen devrait trouver que cet article et Coût et tarification de votre travail l'aidera à comprendre les fondamentaux financiers de la gestion de son entreprise. Elle serait maintenant bien avisée de réserver du temps avec un comptable ou un technicien comptable qui lui donnera des conseils plus détaillés sur la mise en pratique des principes énoncés dans ces articles.

Par David McConnell
David McConnell est un consultant qui fournit des services financiers d'entreprise au secteur des arts, notamment des services de tenue de livres et de comptabilité. Il conseille sur les demandes de subventions et donne des ateliers. David est l'ancien directeur financier de l'Arts Council de Dublin. Il est également organiste et directeur de choeur.